Backoffice-Organisation
Anfragen, Termine und Unterlagen an einen Ort bringen und dort verlässlich weiterführen.
- Angebote und Rückmeldungen im Blick
- Termine und Ablage strukturieren
- Bei offenen Vorgängen nachfassen
Backoffice · Buchhaltung · Automatisierung
Ihr Büro läuft weiter, auch wenn Sie beim Kunden sind.
Sie kümmern sich um Ihre Kunden. Ich halte im Hintergrund Ordnung – bei Anfragen, Unterlagen, Rechnungen und den vielen kleinen Aufgaben, die sonst am Abend liegen bleiben. Persönlich, verlässlich und mit so viel Automatisierung wie sinnvoll.
30 Minuten kostenfreiStart mit einem Bereich35 Jahre Erfahrung
Der kleine Bürohelfernimmt Ihnen Arbeit ab, ohne Ihnen ein neues System aufzudrängen.
Für Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen
Sie kennen die zweite Schicht.
Der Tag ist um, der Transporter steht in der Einfahrt, und dann kommt der Laptop auf den Küchentisch. Angebote schreiben, Rechnungen suchen, Belege sortieren – ausgerechnet die Aufgaben, die Konzentration brauchen.
Stellen Sie sich vor, der Abend gehört wieder Ihnen. Die Rechnung ist raus, die Belege sind vorbereitet und im Dezember kippt niemand einen Schuhkarton aus.
Genau diese Aufgaben übernehme ich. Wo Automatisierung Arbeit abnimmt, setze ich sie ein. Wo sie nur Aufwand macht, lasse ich sie weg.
Wissen, das im Unternehmen bleibt
Wenn Wissen nur in einem Kopf steckt, geht es mit.
In vielen kleinen Unternehmen funktionieren wichtige Abläufe, weil eine bestimmte Person weiß, wie es geht: welcher Kunde welchen Sonderfall hat, wo Unterlagen liegen oder welcher nächste Schritt nicht vergessen werden darf.
Wenn diese Person geht, fehlt nicht nur Arbeitskraft. Es fehlen Erfahrungen, Entscheidungen und oft auch der rote Faden. Das kann teuer werden und bringt Unruhe ins ganze Team.
Die gute Nachricht: Wissenstransfer muss kein Großprojekt sein. Aufgaben, Sonderfälle und laufende Abläufe lassen sich Schritt für Schritt sichtbar machen, prüfen und so festhalten, dass jemand anderes damit weiterarbeiten kann.
Wissen im Unternehmen sichern
Wobei ich unterstütze
Ordnung, die im Alltag funktioniert.
Sie müssen nicht alles abgeben. Wir starten dort, wo es Ihnen am meisten Zeit und Kopf freiräumt.
Vorbereitende Buchhaltung
Belege erfassen, Ausgangsrechnungen schreiben und Unterlagen sauber für den Steuerberater aufbereiten.
- Belege sammeln und sortieren
- Rechnungen und offene Posten
- Übergabe nach Zeitraum und Kategorie
KI und Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe vereinfachen, ohne aus dem Büroalltag ein Technikprojekt zu machen.
- Vorlagen für Standardfälle
- Kürzere Wege bei der Dokumentation
- Prüfung durch einen Menschen
Damit Sie wieder an Ihr eigentliches Geschäft denken können.
01Rechnungen gehen zeitnah raus.
02Belege sind auffindbar und vorbereitet.
03Der Feierabend bleibt frei.
Kein Sprung ins kalte Wasser
So läuft die Zusammenarbeit.
Wir beginnen überschaubar und machen sichtbar, was sich verbessert.
1
Kennenlerngespräch
30 Minuten, kostenfrei. Sie erzählen, was gerade liegen bleibt, und wir klären, ob ein Start sinnvoll ist.
2
Bestandsaufnahme
Wir schauen, wie Unterlagen und Abläufe heute organisiert sind.
3
Der erste Bereich
Wir starten mit einer Aufgabe, nicht mit allem gleichzeitig.
4
Laufende Arbeit
Feste Aufgaben, klare Rückmeldungen und ein vereinbarter Umfang.
10 Jahre Startup-Alltag
Warum mir Ordnung wichtig ist
Genauigkeit ist keine Nebensache.
Die letzten zehn Jahre in einem Startup mit internationalem Versand haben sich für mich oft wie ein Zehnkampf angefühlt – an einem ruhigen Montag. Im Backoffice organisieren, Kundenanfragen beantworten, vorbereitende Buchhaltung im Blick behalten, Personalbetreuung leisten, Zolldokumente vorbereiten und Versandvorgänge koordinieren: Alles konnte gleichzeitig wichtig sein.
Der Unterschied zum Sport: Im Büro gibt es keine festen Disziplinen und keine Startnummer. Man wechselt ständig die Aufgabe, setzt Prioritäten neu und bleibt trotzdem sorgfältig. Genau das habe ich dort gelernt: mehrere Bälle in der Luft zu halten, ohne den Überblick zu verlieren – und rechtzeitig Ordnung zu schaffen, bevor aus einem kleinen offenen Punkt ein großes Problem wird.
Heute bringe ich diese Erfahrung in meine Arbeit als virtuelle Assistenz ein. Ich denke mit, frage nach, wenn etwas unklar ist, und kümmere mich darum, dass Vorgänge sauber weiterlaufen – im Backoffice, im Kundenservice, bei Unterlagen und Rechnungen sowie in den vielen kleinen Aufgaben dazwischen.
Astrid Jäger unterstützt Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei Backoffice, vorbereitender Buchhaltung und wiederkehrenden Büroaufgaben.
35 JahreBerufserfahrung
10 JahreStartup-Alltag
Wie ich arbeite
Ordnung darf sich leicht anfühlen.
Ich arbeite nicht nach einem starren Schema. Erst höre ich zu, dann sortieren wir gemeinsam, was wirklich wichtig ist. Wir beginnen mit einem überschaubaren Bereich und bauen nur das auf, was Ihren Alltag tatsächlich leichter macht.
Mir ist wichtig, dass Sie jederzeit wissen, was erledigt ist, wo etwas liegt und was als Nächstes passiert. Verlässlich, direkt und ohne unnötige Fachsprache.
ZuhörenErst verstehen, dann verändern.
PragmatischWas hilft, bleibt. Was nervt, fliegt raus.
DranbleibenKlare Rückmeldung statt Schwebezustand.
Was Ihnen wichtig sein darf
Verlässlich, persönlich, pragmatisch.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Die konkrete Zusammenarbeit und Datenverarbeitung werden transparent vereinbart.
KI, so viel wie sinnvoll
Automatisiert wird dort, wo es hilft. Bevor etwas Ihr Haus verlässt, prüft ein Mensch.
Kurze Wege
Erreichbar werktags per Mail und Telefon, mit klarer Rückmeldung zu offenen Punkten.
Ihr System darf bleiben
Wenn Sie bereits mit einem Programm arbeiten, muss nicht automatisch alles neu werden.
Fragen, die häufig auftauchen
Häufige Fragen
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das hängt davon ab, welche Aufgaben Sie abgeben möchten und in welchem Umfang. Sie können mit einem einzelnen Aufgabenbereich beginnen. Im Kennenlerngespräch klären wir den Bedarf; anschließend erhalten Sie ein konkretes Angebot mit Aufgaben, Umfang, Rhythmus und Preis.
Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung?
Belege sammeln, digitalisieren und sortieren, Ausgangsrechnungen schreiben, offene Posten im Blick behalten und Unterlagen für die Übergabe an den Steuerberater aufbereiten. Kontierung und Jahresabschluss bleiben beim Steuerberater.
Darf eine virtuelle Assistenz Buchhaltung machen?
Ich übernehme vorbereitende Aufgaben wie Erfassen, Sortieren und Aufbereiten sowie das Schreiben von Rechnungen. Kontierung und Abschlüsse gehören in die Hände einer entsprechend zugelassenen steuerlichen Fachperson.
Mit welchen Programmen arbeiten Sie?
Wenn Sie bereits ein System nutzen, arbeite ich mich grundsätzlich dort ein. Welche Programme für Ihren konkreten Ablauf geeignet sind, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Die konkreten Konditionen, der Umfang und eine mögliche Mindestlaufzeit werden transparent im Angebot festgehalten.
Der nächste kleine Schritt
Klingt gut? Dann lassen Sie uns sprechen.
Schreiben Sie mir kurz per E-Mail. Wir klären in 30 Minuten, ob es passt. Das Gespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Gut zu wissenSie müssen noch nicht genau wissen, was Sie abgeben möchten. Oft reicht ein ehrlicher Blick auf die Aufgaben, die regelmäßig liegen bleiben.